Quando comecei a pesquisar sobre outsourcing de impressoras, percebi que muitas empresas ainda enxergam a impressora apenas como um equipamento de escritório. No entanto, na prática, ela envolve vários custos e responsabilidades.
Além da compra da máquina, existem gastos com toner, manutenção, peças, suporte técnico, configuração em rede, troca de equipamentos antigos e controle do volume de impressão. Por isso, manter impressoras próprias pode sair mais caro e trabalhoso do que parece.
É nesse cenário que o outsourcing de impressoras se torna uma solução interessante. Em vez de a empresa cuidar sozinha de todo o parque de impressoras, ela terceiriza essa gestão para uma fornecedora especializada.
Neste artigo, vou explicar o que é outsourcing de impressoras, como funciona, quais são as vantagens, o que pode estar incluso no contrato e como escolher a melhor empresa para esse serviço.
O que é outsourcing de impressoras?
Outsourcing de impressoras é a terceirização da gestão dos equipamentos de impressão de uma empresa. Isso significa que uma fornecedora especializada passa a cuidar das impressoras, multifuncionais, suprimentos, manutenção, suporte técnico e controle de uso.
Na prática, a empresa contratante não precisa comprar impressoras próprias nem administrar todos os problemas relacionados a elas. Em vez disso, paga por um serviço planejado conforme sua necessidade.
Esse modelo pode incluir equipamentos, toner, peças, assistência técnica, instalação, configuração em rede, relatórios de consumo e controle de impressão por usuário ou setor.
Portanto, o outsourcing de impressoras vai além da simples locação de equipamentos. Ele envolve uma gestão mais completa do ambiente de impressão.
Como funciona o outsourcing de impressoras?
O outsourcing de impressoras começa com uma análise da necessidade da empresa. Primeiramente, a fornecedora avalia o volume mensal de impressões, o número de usuários, os setores que utilizam os equipamentos e os tipos de documentos impressos.
Depois disso, é criado um projeto de impressão. Esse projeto pode indicar quantas impressoras são necessárias, quais modelos devem ser usados, onde os equipamentos devem ser instalados e qual será a melhor forma de controlar os custos.
Em geral, o contrato pode incluir:
- fornecimento de impressoras e multifuncionais;
- instalação dos equipamentos;
- configuração da impressão em rede;
- manutenção preventiva;
- manutenção corretiva;
- troca de peças;
- reposição de toner;
- suporte técnico;
- substituição de equipamentos com defeito;
- controle de impressões;
- relatórios de uso;
- bilhetagem de impressão;
- cobrança por página ou franquia mensal.
Dessa forma, a empresa passa a ter uma estrutura mais organizada e previsível para imprimir, copiar e digitalizar documentos.
Qual a diferença entre outsourcing de impressoras e outsourcing de impressão?
Os dois termos são muito parecidos e, em muitos casos, são usados como sinônimos. No entanto, existe uma pequena diferença de foco.
O outsourcing de impressoras costuma destacar a terceirização dos equipamentos, ou seja, impressoras, multifuncionais e dispositivos usados no escritório.
Já o outsourcing de impressão tem foco mais amplo na gestão de todo o processo de impressão. Isso inclui equipamentos, usuários, custos, páginas impressas, suprimentos, relatórios e políticas de uso.
Em resumo, o outsourcing de impressoras é uma parte importante do outsourcing de impressão. Porém, quando o contrato inclui gestão, controle e relatórios, a solução se torna mais completa.
Diferença entre outsourcing de impressoras e locação de impressoras
A locação de impressoras é focada no aluguel do equipamento. A empresa usa uma impressora ou multifuncional por meio de pagamento mensal.
Já o outsourcing de impressoras pode incluir a locação, mas vai além dela. Ele também pode envolver suporte técnico, toner, manutenção, gestão do parque de impressão, controle por usuário e relatórios de consumo.
Portanto, a locação resolve a necessidade de ter um equipamento. O outsourcing resolve a necessidade de gerenciar melhor todo o ambiente de impressão.
Por que empresas contratam outsourcing de impressoras?
Empresas contratam outsourcing de impressoras para reduzir custos, evitar problemas técnicos e melhorar o controle das impressões.
Em muitos negócios, os gastos com impressão ficam espalhados em várias áreas. Um setor compra toner, outro chama assistência técnica, outro usa uma impressora antiga e outro imprime sem controle.
Com o tempo, isso gera desperdício, falhas, paradas e custos difíceis de medir.
Com o outsourcing, a empresa centraliza a gestão. Assim, fica mais fácil saber quanto imprime, quem imprime, quais equipamentos são mais usados e onde é possível economizar.
Principais vantagens do outsourcing de impressoras
1. Redução de custos
Uma das maiores vantagens do outsourcing de impressoras é a redução de custos. A empresa deixa de comprar equipamentos, toner, peças e serviços técnicos separadamente.
Além disso, o controle de impressões ajuda a reduzir desperdícios. Com relatórios de uso, é possível identificar setores que imprimem demais, documentos duplicados e impressões coloridas desnecessárias.
Consequentemente, a empresa passa a gastar de forma mais inteligente.
2. Menor investimento inicial
Comprar impressoras corporativas pode exigir um investimento alto. Isso fica ainda mais evidente quando a empresa precisa de várias máquinas ou multifuncionais de alto desempenho.
Com o outsourcing, a empresa não precisa comprar todos os equipamentos. Ela utiliza impressoras fornecidas pela contratada e paga pelo serviço conforme o contrato.
Dessa forma, o capital pode ser direcionado para outras áreas do negócio.
3. Manutenção inclusa
A manutenção é um dos pontos mais importantes do outsourcing de impressoras.
Quando uma impressora própria apresenta defeito, a empresa precisa procurar assistência técnica, aprovar orçamento, aguardar peças e lidar com o tempo de parada.
No outsourcing, a manutenção preventiva e corretiva geralmente fica sob responsabilidade da fornecedora. Isso reduz interrupções e evita gastos inesperados.
4. Toner incluso
Muitos contratos de outsourcing de impressoras incluem reposição de toner. Esse benefício ajuda a empresa a evitar compras emergenciais e falta de suprimentos.
Além disso, quando o toner está incluso, o custo mensal fica mais previsível.
No entanto, é importante verificar se o fornecimento está vinculado a uma franquia de páginas ou a um modelo de cobrança por página impressa.
5. Suporte técnico especializado
Problemas com impressoras são comuns em empresas. Falhas de conexão, atolamento de papel, erro de driver, baixa qualidade de impressão e problemas de configuração podem atrapalhar a rotina.
Com o outsourcing, a empresa conta com suporte técnico especializado. Assim, os colaboradores não precisam perder tempo tentando resolver problemas técnicos por conta própria.
Isso melhora a produtividade e reduz o tempo de parada.
6. Equipamentos adequados à demanda
Nem toda empresa precisa do mesmo tipo de impressora. Um escritório pequeno pode precisar de uma multifuncional compacta. Já uma empresa com alto volume pode precisar de equipamentos robustos, rápidos e com bandejas maiores.
No outsourcing de impressoras, a fornecedora avalia a necessidade e indica os modelos mais adequados.
Dessa forma, a empresa evita usar equipamentos abaixo da demanda ou pagar por máquinas muito superiores ao necessário.
7. Controle de impressões
O controle de impressões é um grande diferencial do outsourcing.
Com ferramentas de gestão ou bilhetagem, é possível acompanhar o volume impresso por usuário, setor, equipamento ou centro de custo.
Esse controle ajuda a responder perguntas como:
Quem imprime mais?
Qual setor gera mais custos?
Quanto é gasto com impressão colorida?
Quais documentos poderiam ser digitais?
Existe desperdício de papel ou toner?
Com essas informações, a empresa consegue tomar decisões melhores.
8. Mais produtividade
Quando as impressoras funcionam bem, a rotina do escritório fica mais simples.
A equipe perde menos tempo com falhas, falta de toner, lentidão e problemas de rede. Além disso, equipamentos bem dimensionados evitam filas de impressão e melhoram o fluxo de documentos.
Portanto, o outsourcing de impressoras também contribui para a produtividade empresarial.
9. Previsibilidade financeira
Outro benefício importante é a previsibilidade financeira.
Em vez de lidar com gastos inesperados, a empresa passa a ter uma cobrança mais organizada. Dependendo do contrato, o valor pode ser baseado em mensalidade fixa, franquia de páginas ou custo por página.
Assim, fica mais fácil planejar o orçamento e controlar despesas.
10. Sustentabilidade
O outsourcing de impressoras também pode ajudar na sustentabilidade.
Com controle de impressão, relatórios e políticas de uso, a empresa pode reduzir o consumo de papel, toner e energia.
Além disso, algumas fornecedoras fazem o descarte correto de toners, cartuchos e peças. Isso contribui para uma gestão mais responsável dos recursos.
O que pode estar incluso no contrato de outsourcing de impressoras?
O contrato pode variar conforme a fornecedora e a necessidade da empresa. Porém, alguns itens são comuns.
Entre eles estão:
- impressoras e multifuncionais;
- instalação dos equipamentos;
- configuração em rede;
- manutenção preventiva;
- manutenção corretiva;
- reposição de toner;
- troca de peças;
- suporte técnico;
- relatórios de impressão;
- controle por usuário;
- bilhetagem de impressão;
- substituição de equipamentos;
- consultoria para redução de custos.
Por outro lado, o papel geralmente não está incluso. Por isso, esse detalhe deve ser confirmado antes da contratação.
Como é feita a cobrança no outsourcing de impressoras?
A cobrança pode ser feita de diferentes formas.
Uma opção comum é a franquia mensal de páginas. Nesse modelo, a empresa contrata uma quantidade de impressões por mês. Caso ultrapasse esse limite, paga um valor adicional por página excedente.
Outra opção é a cobrança por página impressa. Nesse caso, a empresa paga conforme o volume utilizado.
Também podem existir contratos com mensalidade fixa, dependendo dos equipamentos e serviços inclusos.
Portanto, antes de contratar, é importante entender como será feita a cobrança e quais custos podem aparecer além da mensalidade.
Quanto custa o outsourcing de impressoras?
O custo do outsourcing de impressoras varia conforme a quantidade de equipamentos, volume mensal de impressão, tipo de impressora, necessidade de impressão colorida, toner incluso, manutenção, suporte técnico e prazo do contrato.
Uma empresa pequena pode precisar de uma solução simples. Já uma empresa com vários setores pode precisar de um projeto mais completo.
Por isso, não existe um preço único. O ideal é solicitar uma análise personalizada para entender o custo real conforme a demanda.
Além disso, é importante comparar o custo-benefício, e não apenas o valor mensal.
Outsourcing de impressoras para pequenas empresas
Pequenas empresas também podem contratar outsourcing de impressoras.
Um escritório pequeno, por exemplo, pode usar uma multifuncional com manutenção e toner inclusos. Assim, evita a compra do equipamento e reduz preocupações com suporte técnico.
Além disso, pequenas empresas costumam ter equipes enxutas. Portanto, terceirizar a gestão das impressoras pode liberar tempo para atividades mais importantes.
Outsourcing de impressoras para médias empresas
Médias empresas geralmente têm mais usuários, mais setores e maior volume de documentos.
Nesse cenário, o outsourcing pode ajudar a organizar o parque de impressoras, reduzir desperdícios e melhorar a distribuição dos equipamentos.
Além disso, relatórios por setor ajudam a entender onde estão os maiores custos.
Dessa maneira, a empresa consegue planejar melhor o uso da impressão.
Outsourcing de impressoras para grandes empresas
Grandes empresas costumam ter um parque de impressão mais complexo. Pode haver várias impressoras, múltiplas unidades, muitos usuários e diferentes demandas de impressão.
Nesse caso, o outsourcing de impressoras pode ser ainda mais estratégico.
Além de fornecer equipamentos, a empresa contratada pode controlar impressões, padronizar máquinas, gerar relatórios, otimizar custos e melhorar a segurança dos documentos.
Segurança da informação no outsourcing de impressoras
A segurança é um ponto importante. Muitas empresas imprimem contratos, dados financeiros, informações de clientes, documentos internos e materiais confidenciais.
Por isso, o outsourcing pode incluir recursos como impressão segura, liberação por senha, autenticação por usuário ou crachá.
Esses recursos evitam que documentos importantes fiquem expostos na bandeja da impressora.
Além disso, o controle por usuário permite rastrear impressões e aumentar a responsabilidade no uso dos equipamentos.
Como escolher uma empresa de outsourcing de impressoras?
Para escolher uma boa empresa de outsourcing de impressoras, é importante avaliar mais do que o preço.
Primeiramente, verifique se a fornecedora faz uma análise da sua demanda. Depois, avalie os equipamentos oferecidos, o suporte técnico, os prazos de atendimento e os itens inclusos no contrato.
Também é importante verificar se a empresa oferece relatórios de uso e controle de impressão.
Antes de contratar, observe:
- quantidade e tipo de equipamentos fornecidos;
- toner incluso ou não;
- manutenção inclusa;
- troca de peças;
- prazo de suporte técnico;
- modelo de cobrança;
- custo por página excedente;
- franquia de impressão;
- possibilidade de troca de equipamento;
- relatórios de consumo;
- controle por usuário;
- clareza do contrato;
- reputação da fornecedora.
Dessa forma, a contratação se torna mais segura.
Erros comuns ao contratar outsourcing de impressoras
Um erro comum é escolher a fornecedora apenas pelo menor preço.
Embora o custo seja importante, ele não deve ser o único critério. Um contrato muito barato pode não incluir toner, manutenção completa, peças ou suporte rápido.
Outro erro é não conhecer o volume real de impressão da empresa. Sem essa informação, é fácil contratar uma franquia inadequada.
Também é comum não verificar o custo por página excedente. Esse valor pode aumentar bastante a fatura.
Além disso, muitas empresas deixam de analisar a qualidade dos equipamentos e o prazo de atendimento técnico.
Como reduzir custos com outsourcing de impressoras?
Para reduzir custos, a empresa deve começar entendendo seu volume real de impressão.
Além disso, vale controlar impressões coloridas, usar impressão frente e verso, evitar documentos desnecessários e acompanhar relatórios de consumo.
Também é importante revisar o contrato periodicamente. Se a empresa estiver imprimindo menos, talvez seja possível ajustar a franquia. Se estiver imprimindo mais, pode ser melhor negociar um plano maior para evitar excedentes.
Outra estratégia é substituir várias impressoras pequenas por equipamentos mais eficientes e bem posicionados.
Outsourcing de impressoras vale a pena?
Sim, o outsourcing de impressoras pode valer a pena para empresas que imprimem com frequência e querem reduzir custos, evitar problemas técnicos e melhorar o controle da impressão.
Ele também é indicado para empresas que não querem comprar equipamentos próprios ou que já gastam muito com toner, manutenção e assistência técnica.
Além disso, o outsourcing traz mais previsibilidade e suporte especializado.
Em suma, vale a pena quando a empresa precisa de uma solução mais organizada, econômica e profissional para seu parque de impressoras.
O outsourcing de impressoras é a terceirização da gestão dos equipamentos de impressão de uma empresa. O serviço pode incluir impressoras, multifuncionais, toner, manutenção, suporte técnico, troca de peças, relatórios de uso e controle de impressões.
Essa solução ajuda empresas a reduzir custos, melhorar a produtividade, evitar falhas técnicas e ter mais previsibilidade financeira.
Além disso, o outsourcing permite usar equipamentos adequados à demanda sem precisar comprá-los.
Em resumo, o outsourcing de impressoras é indicado para empresas que desejam profissionalizar sua estrutura de impressão e contar com uma gestão mais eficiente dos equipamentos.
Perguntas Frequentes sobre Outsourcing de Impressoras
1. O que é outsourcing de impressoras?
Outsourcing de impressoras é a terceirização da gestão das impressoras de uma empresa. A fornecedora cuida dos equipamentos, manutenção, toner, suporte técnico e controle de uso.
2. Como funciona o outsourcing de impressoras?
A fornecedora avalia a necessidade da empresa, instala os equipamentos, configura a rede, oferece suporte e acompanha o volume de impressão conforme o contrato.
3. Qual a diferença entre outsourcing de impressoras e locação de impressoras?
A locação é focada no aluguel do equipamento. O outsourcing é mais completo, pois inclui gestão, manutenção, toner, suporte, relatórios e controle de impressão.
4. O outsourcing de impressoras inclui toner?
Em muitos contratos, sim. Porém, é importante confirmar se o toner está incluso e se existe franquia de páginas ou cobrança por excedente.
5. A manutenção está inclusa no outsourcing?
Normalmente, sim. O contrato pode incluir manutenção preventiva, manutenção corretiva e troca de peças.
6. Quanto custa o outsourcing de impressoras?
O preço varia conforme a quantidade de equipamentos, volume de impressão, toner incluso, manutenção, suporte técnico e tipo de impressora.
7. Pequenas empresas podem contratar outsourcing de impressoras?
Sim. Pequenas empresas podem contratar soluções menores, com equipamentos adequados à sua demanda e suporte técnico incluso.
8. O outsourcing ajuda a reduzir custos?
Sim. Ele ajuda a reduzir custos ao controlar impressões, evitar desperdícios, incluir manutenção e diminuir gastos separados com toner e assistência técnica.
9. O que é bilhetagem de impressão?
Bilhetagem de impressão é o controle das páginas impressas por usuário, setor ou equipamento. Esse recurso ajuda a medir consumo e reduzir desperdícios.
10. Como escolher uma empresa de outsourcing de impressoras?
Avalie os equipamentos, suporte técnico, toner incluso, manutenção, prazo de atendimento, relatórios de consumo, custo por página e clareza do contrato.
O outsourcing de impressoras é uma solução eficiente para empresas que querem reduzir custos, melhorar a produtividade e evitar problemas com equipamentos de impressão.
Além de fornecer impressoras e multifuncionais, esse serviço pode incluir toner, manutenção, suporte técnico, controle de uso e relatórios.
Portanto, antes de comprar novas impressoras ou manter equipamentos próprios com alto custo, vale avaliar se o outsourcing atende melhor à rotina da empresa. Com um contrato bem estruturado, é possível ter mais economia, organização e tranquilidade na gestão de impressão.