Quando comecei a pesquisar sobre outsourcing de impressão, percebi que muitas empresas ainda tratam a impressão como um custo pequeno e simples. No entanto, quando olhamos mais de perto, aparecem vários gastos escondidos: compra de impressoras, toner, peças, manutenção, suporte técnico, energia, papel, tempo de parada e desperdício de impressões.
É aí que o outsourcing de impressão se torna uma solução interessante. Em vez de a empresa cuidar sozinha de todo o ambiente de impressão, ela terceiriza essa gestão para uma fornecedora especializada.
Dessa forma, a empresa passa a contar com equipamentos adequados, suporte técnico, controle de uso, manutenção e, em muitos casos, reposição de suprimentos. Além disso, consegue reduzir custos e melhorar a produtividade interna.
Neste artigo, vou explicar de forma simples o que é outsourcing de impressão, como funciona, quais são suas vantagens e o que analisar antes de contratar esse serviço.
O que é outsourcing de impressão?
Outsourcing de impressão é a terceirização da gestão de impressão de uma empresa. Isso significa que uma fornecedora especializada passa a cuidar dos equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte técnico e controle das impressões.
Na prática, a empresa contratante deixa de se preocupar com a compra e administração das impressoras. Em vez disso, paga por um serviço planejado conforme sua necessidade.
Esse modelo pode incluir impressoras, multifuncionais, scanners, softwares de bilhetagem, controle de páginas, relatórios de uso, troca de toner, manutenção preventiva e manutenção corretiva.
Portanto, o outsourcing de impressão vai além do simples aluguel de impressoras. Ele envolve uma gestão completa do ambiente de impressão.
Como funciona o outsourcing de impressão?
O funcionamento do outsourcing de impressão começa com uma análise da necessidade da empresa. Primeiramente, a fornecedora avalia o volume mensal de impressões, o número de usuários, os setores que mais imprimem, os tipos de documentos utilizados e os equipamentos já existentes.
Depois dessa análise, é criado um plano personalizado. Esse plano pode incluir a instalação de novas impressoras, substituição de equipamentos antigos, configuração em rede, definição de franquia mensal de páginas e implantação de ferramentas de controle.
Em geral, o serviço pode envolver:
- locação de impressoras e multifuncionais;
- instalação dos equipamentos;
- configuração da impressão em rede;
- suporte técnico especializado;
- manutenção preventiva;
- manutenção corretiva;
- reposição de toner;
- troca de peças;
- monitoramento do parque de impressão;
- controle de impressões por usuário ou setor;
- relatórios de consumo;
- cobrança por página impressa ou franquia mensal.
Dessa maneira, a empresa consegue acompanhar melhor seus custos e evitar gastos inesperados.
Diferença entre outsourcing de impressão e locação de impressoras
Muitas pessoas confundem outsourcing de impressão com locação de impressoras. Embora os dois serviços estejam relacionados, eles não são exatamente iguais.
A locação de impressoras costuma ser focada no aluguel do equipamento. A empresa contrata uma impressora ou multifuncional por um período determinado e paga uma mensalidade pelo uso.
Já o outsourcing de impressão é mais completo. Além do equipamento, ele inclui a gestão do ambiente de impressão. Isso pode envolver controle de páginas, relatórios, suporte, manutenção, reposição de suprimentos e otimização dos custos.
Em outras palavras, a locação pode fazer parte do outsourcing. No entanto, o outsourcing oferece uma solução mais estratégica para empresas que querem controlar todo o processo de impressão.
Por que empresas contratam outsourcing de impressão?
Empresas contratam outsourcing de impressão principalmente para reduzir custos, melhorar a produtividade e evitar problemas com equipamentos.
Em muitos escritórios, as impressoras só recebem atenção quando param de funcionar. Porém, esse tipo de falha pode atrasar processos, prejudicar atendimentos e interromper tarefas importantes.
Além disso, quando não há controle, o volume de impressão pode crescer sem necessidade. Documentos duplicados, impressões coloridas sem critério e uso excessivo de papel aumentam os gastos.
Com o outsourcing, a empresa passa a ter mais controle. Assim, consegue saber quanto imprime, quem imprime, quais setores consomem mais e onde é possível economizar.
Principais vantagens do outsourcing de impressão
1. Redução de custos
A redução de custos é uma das principais vantagens do outsourcing de impressão. Isso acontece porque a empresa deixa de comprar equipamentos, toner, peças e serviços técnicos separadamente.
Além disso, o controle de impressões ajuda a reduzir desperdícios. Com relatórios de uso, é possível identificar excessos e criar regras mais inteligentes para impressão.
Consequentemente, a empresa passa a gastar de forma mais previsível e organizada.
2. Previsibilidade financeira
Outro benefício importante é a previsibilidade financeira. Em vez de lidar com gastos inesperados, a empresa passa a ter uma cobrança mensal mais clara.
Dependendo do contrato, o valor pode ser baseado em uma franquia de páginas ou no custo por página impressa. Dessa forma, fica mais fácil planejar o orçamento.
Além disso, como manutenção e suprimentos podem estar inclusos, a empresa evita surpresas com assistência técnica ou compra emergencial de toner.
3. Suporte técnico especializado
Problemas com impressoras são comuns. Falhas de conexão, atolamento de papel, erro de driver, baixa qualidade de impressão e falta de toner podem atrapalhar bastante a rotina.
No outsourcing de impressão, o suporte técnico é prestado pela fornecedora. Portanto, a empresa não precisa deslocar funcionários internos para resolver problemas técnicos.
Isso melhora a produtividade e reduz o tempo de parada dos equipamentos.
4. Manutenção preventiva e corretiva
A manutenção preventiva ajuda a evitar falhas antes que elas aconteçam. Já a manutenção corretiva resolve problemas quando o equipamento apresenta defeito.
No outsourcing de impressão, esses serviços costumam estar inclusos no contrato. Assim, a empresa mantém seus equipamentos funcionando melhor e por mais tempo.
Além disso, quando há necessidade, a fornecedora pode substituir peças ou até trocar o equipamento.
5. Equipamentos adequados para cada necessidade
Nem toda empresa precisa do mesmo tipo de impressora. Algumas precisam de impressoras coloridas. Outras precisam de equipamentos rápidos para grande volume. Também existem empresas que necessitam de multifuncionais com scanner e copiadora.
Com o outsourcing de impressão, a fornecedora avalia a rotina da empresa e indica os equipamentos mais adequados.
Dessa forma, a empresa evita comprar máquinas abaixo ou acima da sua necessidade real.
6. Controle de impressões
O controle de impressões é um dos grandes diferenciais do outsourcing. Por meio de softwares de gestão ou bilhetagem, é possível acompanhar o uso por usuário, setor, equipamento ou centro de custo.
Esse controle ajuda a responder perguntas importantes, como:
Quem imprime mais?
Qual setor consome mais páginas?
Quanto é gasto com impressão colorida?
Quais documentos poderiam ser digitais?
Onde existe desperdício?
Com essas informações, a empresa consegue tomar decisões melhores.
7. Mais produtividade para a equipe
Quando a impressão funciona bem, a rotina da empresa se torna mais fluida. Os colaboradores não perdem tempo tentando resolver problemas técnicos, procurar toner ou lidar com equipamentos lentos.
Além disso, uma estrutura bem planejada evita filas de impressão e melhora o fluxo de documentos.
Assim sendo, o outsourcing de impressão também contribui para a produtividade empresarial.
8. Sustentabilidade e redução de desperdícios
O outsourcing de impressão também pode ajudar a empresa a ser mais sustentável. Com controle de páginas, relatórios e políticas de impressão, é possível reduzir o uso desnecessário de papel e toner.
Além disso, algumas fornecedoras fazem o descarte correto de cartuchos, toners e peças. Esse cuidado contribui para diminuir impactos ambientais.
Portanto, a solução pode unir economia e responsabilidade ambiental.
O que está incluso em um contrato de outsourcing de impressão?
O contrato de outsourcing de impressão pode variar conforme a fornecedora e a necessidade da empresa. No entanto, alguns itens são bastante comuns.
Entre eles estão os equipamentos, instalação, configuração, suporte técnico, manutenção, troca de peças, reposição de toner e monitoramento do volume de impressão.
Também pode haver softwares de gestão, relatórios mensais, controle por usuário, bilhetagem de impressão e consultoria para redução de custos.
Por outro lado, o papel geralmente não está incluso. Por isso, é importante verificar esse detalhe antes de fechar o contrato.
Como é feita a cobrança no outsourcing de impressão?
A cobrança pode ser feita de diferentes formas. Uma das mais comuns é por franquia mensal de páginas. Nesse modelo, a empresa contrata um volume determinado de impressões por mês.
Caso ultrapasse esse limite, paga um valor adicional por página excedente.
Outra possibilidade é a cobrança por página impressa. Nesse caso, a empresa paga conforme o volume utilizado.
Também existem contratos com mensalidade fixa, dependendo do pacote de serviços. Por isso, a melhor opção depende do perfil de uso da empresa.
Quanto custa o outsourcing de impressão?
O custo do outsourcing de impressão depende de vários fatores. Entre eles estão o número de equipamentos, o volume mensal de impressões, a necessidade de impressão colorida, o tipo de suporte, a localização da empresa e os serviços inclusos.
Empresas com alto volume de impressão geralmente precisam de planos mais robustos. Já negócios menores podem contratar soluções mais simples.
O ideal é solicitar uma análise personalizada. Dessa forma, a fornecedora consegue indicar um plano compatível com a demanda real.
Quando o outsourcing de impressão vale a pena?
O outsourcing de impressão vale a pena quando a empresa precisa imprimir com frequência e deseja ter mais controle sobre custos, manutenção e produtividade.
Ele também é indicado quando os equipamentos atuais vivem apresentando problemas ou quando os gastos com toner e assistência técnica são altos.
Além disso, vale a pena para empresas que querem modernizar seu parque de impressão sem fazer grandes investimentos em compra de equipamentos.
Em suma, o serviço é vantajoso para negócios que buscam economia, organização e suporte técnico especializado.
Outsourcing de impressão para pequenas empresas
Pequenas empresas também podem contratar outsourcing de impressão. Embora muitas pessoas associem essa solução a grandes corporações, ela pode ser adaptada para negócios menores.
Um pequeno escritório, por exemplo, pode contratar uma multifuncional com manutenção e toner inclusos. Assim, evita comprar equipamento próprio e reduz preocupações com suporte técnico.
Além disso, pequenas empresas costumam ter equipes enxutas. Portanto, terceirizar a gestão de impressão pode liberar tempo para atividades mais importantes.
Outsourcing de impressão para médias e grandes empresas
Em médias e grandes empresas, o outsourcing de impressão pode trazer ainda mais benefícios. Isso porque o volume de documentos costuma ser maior e o controle se torna mais importante.
Nesses casos, a gestão do parque de impressão ajuda a reduzir desperdícios, padronizar equipamentos e melhorar a segurança dos documentos.
Além disso, relatórios por setor facilitam a análise de custos internos. Dessa maneira, a empresa consegue identificar gargalos e melhorar processos.
Segurança da informação no outsourcing de impressão
A segurança da informação é um ponto importante. Muitas empresas imprimem contratos, relatórios financeiros, documentos pessoais, prontuários, propostas comerciais e informações internas.
Por isso, o outsourcing de impressão pode incluir recursos de segurança, como impressão com senha, liberação por crachá ou autenticação por usuário.
Esses recursos evitam que documentos confidenciais fiquem expostos na bandeja da impressora.
Além disso, o controle por usuário permite rastrear impressões e aumentar a responsabilidade no uso dos equipamentos.
Como escolher uma empresa de outsourcing de impressão?
Para escolher uma boa empresa de outsourcing de impressão, é importante avaliar mais do que o preço.
Primeiramente, verifique se a fornecedora faz uma análise real da sua necessidade. Uma proposta genérica pode não resolver o problema da empresa.
Além disso, observe o prazo de atendimento técnico, os equipamentos oferecidos, os itens inclusos no contrato e a reputação da empresa.
Também é importante analisar se há relatórios de consumo, controle de impressões e suporte para dúvidas do dia a dia.
Antes de fechar contrato, confira:
- quais equipamentos serão fornecidos;
- se o toner está incluso;
- se há cobrança por página excedente;
- qual é o prazo de suporte técnico;
- se a manutenção está inclusa;
- como funciona a troca de peças;
- se existe software de controle;
- qual é o prazo mínimo de contrato;
- se há multa por cancelamento;
- se a empresa oferece relatórios de uso.
Dessa forma, a contratação se torna mais segura.
Erros comuns ao contratar outsourcing de impressão
Um dos erros mais comuns é escolher a fornecedora apenas pelo menor preço. Embora o custo seja importante, ele não deve ser o único critério.
Outro erro é não conhecer o volume real de impressão da empresa. Sem essa informação, é fácil contratar uma franquia inadequada.
Também é comum não verificar o que está incluso no contrato. Alguns planos podem parecer baratos, mas cobram separadamente por toner, manutenção ou páginas excedentes.
Além disso, muitas empresas deixam de analisar o prazo de atendimento técnico. Porém, quando uma impressora para, cada hora de espera pode prejudicar a operação.
Outsourcing de impressão e transformação digital
Mesmo com a transformação digital, muitas empresas ainda precisam imprimir documentos. No entanto, isso não significa que a impressão deva ser desorganizada.
O outsourcing de impressão ajuda justamente a equilibrar o uso do papel com processos mais inteligentes. Com relatórios e controle, a empresa pode entender quais documentos ainda precisam ser impressos e quais podem ser digitalizados.
Dessa maneira, o serviço contribui para uma gestão mais moderna e eficiente.
O outsourcing de impressão é a terceirização da gestão de impressão de uma empresa. Ele pode incluir equipamentos, suporte técnico, manutenção, reposição de toner, controle de impressões, relatórios de uso e gestão do parque de impressão.
Essa solução ajuda empresas a reduzir custos, aumentar a produtividade, evitar falhas técnicas e ter mais previsibilidade financeira. Além disso, permite controlar melhor o volume de impressões e reduzir desperdícios.
Em resumo, o outsourcing de impressão é indicado para empresas que desejam profissionalizar sua estrutura de impressão, melhorar processos internos e contar com suporte especializado.
Perguntas Frequentes sobre Outsourcing de Impressão
1. O que é outsourcing de impressão?
Outsourcing de impressão é a terceirização da gestão de impressão de uma empresa. A fornecedora cuida dos equipamentos, manutenção, suporte técnico, toner e controle das impressões, conforme o contrato.
2. Como funciona o outsourcing de impressão?
Funciona por meio de um contrato de prestação de serviço. A empresa fornecedora avalia a necessidade do cliente, instala os equipamentos, configura a rede, fornece suporte e acompanha o volume de impressão.
3. Qual a diferença entre outsourcing de impressão e locação de impressoras?
A locação de impressoras é o aluguel do equipamento. Já o outsourcing de impressão é mais completo, pois inclui gestão, controle, suporte, manutenção e relatórios de uso.
4. Outsourcing de impressão vale a pena?
Sim. Ele vale a pena para empresas que imprimem com frequência e querem reduzir custos, evitar problemas técnicos e melhorar o controle das impressões.
5. O toner está incluso no outsourcing de impressão?
Em muitos contratos, sim. Porém, é essencial confirmar essa informação antes de contratar, pois cada fornecedora pode trabalhar com condições diferentes.
6. A manutenção está inclusa no contrato?
Normalmente, sim. A manutenção preventiva e corretiva costuma fazer parte do serviço de outsourcing de impressão.
7. Como é cobrado o outsourcing de impressão?
A cobrança pode ser feita por mensalidade fixa, franquia de páginas ou custo por página impressa. O modelo ideal depende da necessidade da empresa.
8. Pequenas empresas podem contratar outsourcing de impressão?
Sim. Pequenas empresas podem contratar planos menores, com equipamentos adequados ao seu volume de impressão e suporte técnico incluso.
9. O outsourcing de impressão ajuda a reduzir custos?
Sim. Ele ajuda a reduzir custos porque controla o volume de impressões, evita desperdícios, inclui manutenção e reduz a necessidade de comprar equipamentos e suprimentos separadamente.
10. Como escolher uma empresa de outsourcing de impressão?
Avalie a qualidade do suporte, os equipamentos oferecidos, o que está incluso no contrato, o prazo de atendimento, a reputação da fornecedora e a existência de relatórios de controle.
O outsourcing de impressão é uma solução eficiente para empresas que querem transformar a impressão em um processo mais organizado, econômico e produtivo.
Além de reduzir custos, o serviço oferece suporte técnico, manutenção, controle de impressões e equipamentos adequados para cada necessidade. Portanto, antes de investir na compra de impressoras ou lidar com problemas frequentes de manutenção, vale analisar se a terceirização da impressão é a melhor alternativa para o seu negócio.
Com uma boa fornecedora e um contrato bem estruturado, o outsourcing de impressão pode trazer mais economia, segurança e tranquilidade para a rotina da empresa.